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Um ein Dokument auszudrucken, müssen Sie die generierte PDF Datei mit einem PDF-Reader öffnen.
Sie können z.B den kostenlosen Adobe Reader oder den ebenfalls kostenlosen Foxit Reader dazu verwenden.
Wenn sie einen PDF-Reader installiert haben, klicken Sie einfach in der Liste der Dokumente auf das Symbol.

Sie benötigen eine Funktion die das Programm bis jetzt noch nicht unterstützt?
Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf, nur durch Feedback der Benutzer können wir das Programm immer weiter verbessern.

Beim Öffnen der PDF Dateien erscheint die Meldung "Die Datei kann nicht gefunden werden" o. ä.
Unter Umständen tritt in Zusammenhang mit dem Internet Explorer ein Problem beim Öffnen der PDF Dateien auf. Das Problem ist bei Microsoft bekannt: http://support.microsoft.com/kb/824847/en-us?spid=8722&sid=global

Folgende Workarounds werden empfohlen:
1. Die Datei nicht direkt öffnen sondern in einem Ordner (z.B auf dem Desktop) abspeichern. Von dort lässt sich die Datei einwandfrei öffnen.
2. Verwenden Sie den Firefox Browser statt dem Internet Explorer.

Für diese Funktion benötigen Sie den Premium Tarif oder höher:
Den Dialog zum Konfigurierenn der Mitbenutzer finden Sie unter dem Menüpunkt Benutzer -> Mitbenutzer. Hier können Sie Mitbenutzer anlegen, bearbeiten oder löschen.
Wird ein Benutzer neu angelegt wird automatisch eine E-Mail mit den Zugangsdaten an die eingetragene Adresse verschickt.
Um den Zugang eines Benutzers zu sperren setzen Sie dessen Status auf Inaktiv.
Bitte beachten Sie das alle Mitbenutzer für die gewählte Firma die gleichen Rechte wie der Hauptbenutzer haben, lediglich die Tarifeinstellungen und Mitbenutzer kann nur der Hauptbenutzer verändern.

Dokumente
Hinter dem Button links unten in der Dokumentenliste verbergen sich gleich mehrere praktische Funktionen.
Nach dem Betätigen erscheinen links in der Liste Felder um die gewünschten Dokumente zu markieren.
Für diese markierten Dokumente haben Sie dann folgende Möglichkeiten:

• CSV-Liste
  Erstellt eine Liste mit den wichtigsten Daten der Dokumente.
• DTAUS-Datei
  Erstellt eine DTAUS-Datei mit Datensätzen zum Import in Ihr Online-Banking-Programm. Bitte beachten Sie das nur Datensätze ausgegeben werden die der Kombination "Rechnung" und Zahlungsart "Lastschrift" entsprechen.
• PDF für Sammeldruck
  Erstellt eine PDF-Datei die mehere Dokumente beinhaltet.
• Pdf's in ZIP Datei
  Sie erhalten eine ZIP-Datei mit allen markierten Dokumenten.

Kundenliste exportieren
In der Kundenliste finden Sie rechts unten einen Link mit der Bezeichung "CSV-Download". Dieser liefert Ihnen eine Datei die alle Kundendaten enthält.

Das Programm unterstützt die Nutzung verschiedener Firmen über einen Account.

Klicken sie dazu auf oben rechts in der Kopfleiste auf Ihren Firmennamen.

Auf der folgenden Seite können Sie beliebig viele Firmen anlegen. Diese verhalten sich fast wie ein separater Account und können damit individuell konfiguriert werden.

Die Aktive Firma wählen Sie in der Liste über die Option "Auswählen" aus. Für jeden Benutzer kann auch die Standardfirma unter dem Menüpunkt "Benutzer" gewählt werden. Diese ist nach dem Login dann automatisch aktiv.

Ja, Sie können die bereits eingegeben Daten eines Angebots in eine neue Rechnung übernehmen.
Rufen Sie dazu die Optionsbox eines Angebots auf. Wählen Sie dort den Eintrag "In Rechnung kopieren".

• Skonto: Sobald sie in den Firmenstammdaten die Felder Skonto oder Skonto Tage ausfüllen, erscheinen diese auch in den Kopfdaten bei der Rechnungseingabe. Der Skontosatz und die Dauer können für jede Rechnung individuell festgelegt werden. Damit der Hinweis auf das Skonto in der Rechnung erscheint müssen Sie den Platzhalter ##SkontoText## z.B. in das Textfeld mit den Zahlungsbedingungen aufnehmen. Den Hinweis selbst können Sie unter Standardtexte individuell anpassen.
• Rabatt: Tragen sie einfach den gewünschten Rabattsatz bei der Rechnungseingabe ein. Der Betrag wird automatisch errechnet und auf der Rechnung ausgegeben.

Für diese Funktion benötigen Sie den Advanced Tarif oder höher:
Die Einstellungen finden Sie unter dem Menüpunkt Firma -> Dokumentenlayout. Hier können Sie z.B den automatisch erstellten Rechnungskopf durch einen individuell angepassten ersetzen.
Verwenden Sie für das Logo am besten ein .gif .jpg oder eine .png Datei. Bitte beachten Sie das die dargestellte Größe des Logos durch die Dpi Einstellung der Bilddatei beeinflusst wird. (Wikipedia: Dpi)

Briefpapier: Hier können Sie PDF Dateien hochladen die als Hintergrund in Ihren Dokumenten gezeigt werden. So können Sie das Aussehen Ihrer Dokumente noch besser konfigurieren.

Für diese Funktion benötigen Sie den Advanced Tarif oder höher:
Die Einstellungen finden Sie unter dem Menüpunkt Firma -> Mahnwesen. Hier können Sie z.B. die voreingestellten Texte für die Mahnschreiben konfigurieren.

In der Offene Posten Liste sehen Sie die Spalte Mahnstufe. Überschreitet eine Rechnung die konfigurierte Anzahl von Tagen, erscheint dort das Symbol. Durch Klick auf dieses Symbol können Sie das nächste Mahnschreiben erstellen. Die Mahnstufe wird automatisch um 1 erhöht.

Sie finden den Bereich zum Verwalten der Wiederholungsrechnungen unter dem Menüpunkt Dokumente -> Wiederholungsrechnungen.
Der Dialog zum Erstellen einer Wiederholungsrechnung ist abgesehen vom Bereich "Rechnungsdaten und Einstellungen" identisch mit dem normalen Rechungsdialog.
Im Bereich "Rechnungsdaten und Einstellungen" konfigurieren Sie in welchem Zeitraum und welchen Abständen die Rechnung ausgeführt wird. Tragen sie ansonsten wie gewohnt die Kundendaten und die Positionen ein. Wenn Sie bei "Erste Ausführung" das "Sofort ausführen" Häkchen setzen wird die erste Rechnung sofort beim Speichern angelegt.
Wird eine Wiederholungsrechnung ausgeführt, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Bitte beachten Sie das sich nachträgliche Änderungen an der Wiederholungsrechnung nicht auf bereits angelegte Rechnungen auswirken.

Die "bezahlt" Markierung lässt sich folgendermaßen entfernen:
Öffnen Sie die Übersicht der Rechnung.
Dort können Sie die eingetragenen Zahlungen löschen.

In den Firmenstammdaten können Sie die zu vergebenen Dokumentnummern konfigurieren.
Setzen Sie z.B. die Nr für die nächste Rechnung auf 0001, wird diese nach dem anlegen einer Rechnung automatisch auf 0002 hochgezählt. Sie können auch zusammengesetzte Zahlen eingeben z.B. 2008_0001 oder auch 2008/4711. Beachten Sie dabei das nur die jeweils letzte Zahl hochgezählt wird.

Für diese Funktion benötigen Sie den Advanced Tarif oder höher:

Einrichtung
Zuerst benötigen Sie einen Account bei der mediafinanz AG:
Diesen können Sie bequem unter "Einstellungen" -> "Inkasso" anlegen.
Nach Einsendung der unterschriebenen Inkassovollmacht wird Ihr Account in der Regel innerhalb weniger Werktage freigeschaltet.
Die Freischaltung Ihres Accounts wird von AEConnect automatisch erkannt.

Neue Forderung erstellen
Als Inkassoforderung können alle offenen und fälligen Rechnungen an die mediafinanz AG übergeben werden wenn:
- mindestens eine Mahnung verschickt wurde
- seit der letzten Mahnung mindesten 7 Tage vergangen sind.
Sind diese Bedingungen erfüllt, erscheint der Menüeintrag " Inkasso".
Über diesen erreichen Sie den Dialog zum Anlegen einer neuen Forderung. Bitte ergänzen Sie in diesem die Forderungs- und Schuldnerdaten. Nach dem Klick auf den Speicher-Button wird Ihre Forderung sofort an die mediafinanz AG übertragen.

Liste der Inkassoforderungen
Die Liste der Forderungen erreichen Sie unter "Offene Posten" -> "Inkassoforderungen". Dort sehen sie die Forderungsdaten sowie den aktuellen Bearbeitungs-Status.

Forderung stornieren
Sie können eine Forderung über die Optionen in der Forderungsliste stornieren.
Bitte beachten Sie dass in diesem Falle Bearbeitungsgebühren durch die mediafinanz AG anfallen können.

Direktzahlung durch den Gläubiger an Sie
Hat der der Gläubiger unter Umgehung des Inkassounternehmens direkt an Sie eine Zahlung getätigt?
Bitte tragen Sie diese über den Menüeintrag " Direktzahlung erhalten" in der Forderungsliste ein.
Die mediafinanz AG wird dann automatisch über die Zahlung informiert.

Wie wandele ich einen Kunden nachträglich in einen Einmalkunden um?

• Rufen Sie eine Rechnung für den Kunden auf oder erstellen Sie eine.
• Bearbeiten Sie den Kunden (Editier Button neben der Anschrift im Rechnungsformular)
• Dort ist das Häkchen "Einmalkunde" sichtbar. Dies anhaken und speichern.

Ab jetzt ist der Kunde nur noch über diese Rechnung zugänglich und wird im Kontingent nicht mehr mitgezählt. Er ist nicht mehr über die Liste "Kunden" sichtbar.

Der Basic Tarif ist und bleibt dauerhaft kostenlos!
Er ist allerdings nicht mit allen Funktionen ausgestattet und die maximale Anzahl von Kunden und Dokumenten ist begrenzt.
Es wird zudem bei der Datenübertragung keine SSL Verschlüsselung verwendet.

Tarif ändern
Sie können Ihren Tarif unter dem Menüpunkt Benutzer -> "Tarif Info & Wechsel" jederzeit wechseln.

• Wählen Sie dort den gewünschten Tarif und die Zahlungsart.
• Bitte füllen Sie die Rechnungsanschrift und ggfls. die Bankverbindung vollständig aus.

Ihre Bestellung wird innerhalb von 24 Stunden bearbeitet.

Tarif kündigen
Möchten Sie Ihren kostenpflichtigen Tarif beenden, führen Sie die oben beschrieben Schritte durch. Wählen Sie dabei einfach den Eintrag "Basic (kostenlos)" als gewünschten Tarif.
Übrigens: Der Widerspruch gegen eine (berechtigte) Lastschrift ist keine ordentliche Vertragskündigung.

Sie können Ihren Tarif jederzeit ändern.
Wenn Sie in ein kleineres Paket wechseln bleibt die bisherige Funktionalität noch bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums erhalten.
Bestellen Sie ein größeres Paket wird die Änderung innerhalb von 24 Stunden durchgeführt. Das bisher genutzte Paket wird ihnen selbstverständlich anteilsmäßig gutgeschrieben.

Für diese Funktion benötigen Sie den Advanced Tarif oder höher:

• Erstellen Sie sich unter www.pixelletter.de einen Account.
• Laden Sie Ihr Guthabenkonto bei PixelLetter auf.
• Die Zugangsdaten des PixelLetter Accounts müssen Sie unter dem
  Menüpunkt Firma -> Versandeinstellungen hinterlegen.
• Im Kundenbereich von Pixelletter tragen Sie unter "Digitale Signaturen" -> "Konfiguration" in das Eingabefeld "HTTP(S)-Response-Adresse" bitte die Adresse "http://www.aeconnect.de/rechnung/callback/ ein.

Nun erscheinen in den Optionen in der Dokumentenliste 3 zusätzliche Einträge. Über diese können sie alle Dokumente per Post oder Fax versenden (sofern sie noch nicht als verschickt markiert sind).
Rechnungen können digital signiert werden. Die Anforderung der digitalen Signatur kann einige Sekunden dauern.
Dokumente werden immer in Schwarz-Weiß gedruckt/gefaxt.

• Tragen Sie unter Firma -> Versandeinstellungen die gewünschte Absendeadresse und den Absendernamen ein.

Nun erscheint in den Optionen in der Dokumentenliste ein zusätzlicher Eintrag. Über diesen können sie alle Dokumente per Post versenden (sofern sie noch nicht als verschickt markiert sind).

Vorlagen einrichten:

• Unter Firma -> eMail Vorlagen können sie Vorlagen definieren die Ihnen Schreibart ersparen. Wählen Sie beim Erstellen einer Vorlag als Dokumentenart z.B. "Rechnung" wird diese Vorlage automatisch geladen wenn Sie eine Rechnung per eMail versenden wollen.

Für diese Funktion benötigen Sie den Advanced Tarif oder höher:

• Tragen Sie unter Firma -> Versandeinstellungen die gewünschte Absendeadresse und den Absendernamen ein.
• Aktivieren Sie das Häkchen bei "Eigenen Mailserver verwenden" und tragen Sie die Zugangsinformationen für Ihren E-Mailserver ein.
• Testen Sie nun die Einrichtung in dem Sie sich selbst ein Dokument zuschicken. Sollte es bei der Einrichtung zu Fragen oder Problemen kommen wenden Sie sich bitte an den Support.